Promouvoir son établissement et agir sur le taux d'occupation
ou Promouvoir son établissement
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Formation créée le 21/04/2020. Dernière mise à jour le 16/02/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation donne aux directeurs des établissements des outils et des compétences qui leurs permettront de mettre en place une stratégie et des actions en vue d’amélioration ou de pérennisation du taux d’occupation de leurs établissements. A l’issue de la formation, ils sauront mobiliser leurs capacités à saisir toutes les occasions de promouvoir leurs établissements avec aisance et naturel. Les participants à la formation étant des professionnels affirmés, la méthode proposée est la méthode active. Elle vise à mobiliser l’expérience professionnelle et personnelle des directeurs, les impliquer, valoriser et développer leur créativité au service de la promotion de leurs établissements. Pour cela, le déroulé pédagogique est le suivant : le cheminement progressif du général (système et vision) vers le particulier (individus, méthodes et outils concrets) à travers nos quatre étapes du programme. A chaque étape du programme, les liens seront faits entre : les expériences vécues des participants, leurs connaissances, les apports théoriques et pratiques du formateur et l’expérimentation réalisée en groupe.
Objectifs de la formation
- Identifier et animer son réseau.
- Communiquer avec son réseau.
- Etre sensibilisé au parcours digital du prospect, et à la e-réputation
- Valoriser et mettre en scène son établissement.
- Transmettre à son équipe le savoir et le savoir-être, le savoir-faire en matière d’accueil et de présentation.
- Déployer les outils et les process « Gestion du futur résident/prospect » mis à disposition par Partage et Vie.
- Observer l’ensemble des points de vigilance lors de l’instruction et du suivi du dossier du prospect.
- Organiser et procéder au suivi rapproché du taux d’occupation de son établissement.
- Mettre en place la stratégie corrective basée sur l’ensemble des compétences acquises.
Profil des bénéficiaires
- Directeurs d'établissements
- Responsables de site
- Assumer la responsabilité de la promotion de son établissement et de son taux d'occupation.
Contenu de la formation
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Introduction : Les actions de promotion commerciale et de marketing, sont-elles compatibles avec notre secteur d’activité ? Comment elles peuvent être mobilisées par les EHPAD au service de leur vocation à remplir leur mission du secteur social et médico—social. A l’issue de cette séquence les participants listeront leurs avantages d'avoir un taux d'occupation proche de 100 % et définiront leurs propres intérêts à engager les actions de promotion de l’établissement.
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Identifier l'environnement, le contexte de son EHPAD et leur incidence sur son établissement : L’établissement s’inscrit dans son environnement. Il est l’acteur et le bénéficiaire de son contexte. Il fait partie de son système sur lequel il exerce son influence et dont il subit l’influence également. A l’issue de cette séquence les participants identifieront l’ensemble des parties prenantes de leur environnement
- L'environnement interne ? points fort/points faibles de l’établissement ?
- L'environnement proche environnement concurrentiel ? les autres structures complémentaires ?
- L'environnement éloigné ?
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Identifier les attentes des acteurs de son environnement : Quelles sont les attentes du système et de ses acteurs vis-à-vis de notre établissement et de ses services ? Identifier les enjeux et les exigences de chacun des prescripteurs et savoir mobiliser les arguments clés à mettre en avant dans chaque situation. Présenter son établissement de manière attractive et pertinente auprès de différents protagonistes : prospects, proches, prescripteurs, personnels à recruter, organismes tutélaires, réseau, partenaires, etc. A l’issue de cette séquence les participants auront examiné les attentes et les besoins explicites et implicites du public et de l’environnement. Ils mesureront les écarts attentes/offre de leurs établissements. Ils jaugeront la qualité de l’inscription de leurs établissements dans leur environnement et borderont les situations dans lesquelles la structure doit agir pour « se défendre » ou améliorer son image.
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Agir concrètement : adapter son offre et sa communication à son environnement pour répondre à son objectif et aux attentes du contexte Identifier les leviers d’actions et les étapes clés pour augmenter le nombre de contacts et transformer les contacts en clients. A l’issue de cette étape, sur la base de l’analyse menée aux étapes précédentes, les participants disposeront de l’ensemble des outils proposés par Partage et Vie pour mener à bien leur mission de promotion des établissements. Ils sauront également mobiliser leurs connaissances et leurs compétences antérieures avec méthode et stratégie clairement définies. Ils sauront en conséquence concevoir leur plan d'actions multidimensionnelles d'amélioration du taux d'occupation et garantir ainsi l'inscription de leur plan d'actions dans la durée en toute efficacité et satisfactions partagées. Les aspects formellement abordés seront les suivants :
- Les actions pour promouvoir l’image de marque de l’établissement et, si nécessaire, restaurer l’image et combler les écarts attentes/offre.
- Les actions pour transformer les prospects en clients (La sollicitation du prospect : téléphonique/physique/Viatrajectoire => réactivité dans la réponse à la sollicitation et son recensement, la visite : qualité de l’accueil, écoute et le recueil des informations essentielles, argumentaire personnalisé, réponse adaptée à la demande, processus et maitrise de l’environnement « circuit et discours de la visite », suivi de la demande, toute la documentation qu’il faut pouvoir lui mettre à disposition en plus du dossier, analyse du dossier et suivi du dossier : la traçabilité et les relances, etc.)
- Les actions pour générer les prospects : repérer les prescripteurs (bouche à oreille, professionnels, personnalités publiques, partenaires) et les outils disponibles, les organiser, développer, structurer et qualifier pour une communication efficace en interne et en externe.
La formation est assurée par des formateurs issus du terrain, expérimentés dans le métier de direction d'établissements.
- Feuilles de présence.
- QCM
- Évaluation pré et post formation
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation.
- Travaux en groupe - appel à la coopération et à l'intelligence collective
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques.
- Étude de cas concrets.
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- L'apprenant doit pouvoir transposer ses acquis dans sa pratique professionnelle au quotidien.
- Délivrance d'une attestation.